Inclua o Valida EPI no planejamento 2026
Para quem está planejando o próximo ano, a digitalização da gestão de EPI e SST não é tendência — é requisito para eficiência, conformidade legal e ganhos operacionais, e deve entrar no orçamento como prioridade estratégica. Ao migrar do papel para um software especializado, a área de SST ganha rastreabilidade, indicadores e evidências digitais que encurtam auditorias e reduzem custos ocultos.
Atinja metas que cabem no planejamento:
➔ 100% de fichas digitais.
➔ 100% de entregas com evidência.
Direcionadores de 2026
Registros digitalizados e governança documental tornam-se críticos para inspeções e eSocial, elevando a necessidade de trilhas de auditoria, assinaturas eletrônicas e relatórios consolidados.
Operação orientada por dados: rastreabilidade de entrega de EPI, treinamentos, indicadores e planos de ação integrados passam a sustentar decisões contínuas, não só “foto” anual.
Benefícios orçamentários e operacionais
Redução de retrabalho e erros ao eliminar papel e digitação, com registros feitos uma vez e reutilizados em relatórios. Auditorias mais rápidas com relatórios digitais e indicadores consolidados, diminuindo risco de não conformidade e custos de resposta.
Ficha de EPI digital: guia completo para substituir o papel com conformidade NR-6
A ficha de EPI digital centraliza todas as informações de entrega e rastreabilidade dos equipamentos em um registro único, seguro e auditável, substituindo o papel e reduzindo erros operacionais. A adoção da ficha digital atende às exigências da NR-6 quanto ao registro eletrônico de fornecimento de EPI e fortalece a conformidade com a LGPD ao armazenar dados com evidências e controles de acesso.
Por que substituir o papel agora?
Processos manuais geram retrabalho, perdas de documentos e baixa visibilidade, enquanto o registro eletrônico padroniza, acelera auditorias e melhora a tomada de decisão com relatórios e dashboards. A NR-6 admite expressamente o uso de sistema eletrônico, assinatura digital e biometria para registrar fornecimento, tornando o digital uma prática de conformidade legal, não apenas de eficiência.
Requisitos da NR-6 na prática
A organização deve registrar o fornecimento de EPI e prestar informações ao colaborador, podendo adotar sistema eletrônico com evidências. O Valida EPI incorpora esses requisitos com assinatura eletrônica, biometria, foto evidência e geolocalização, além da consulta de CA, formando uma ficha robusta e auditável por item e colaborador.
Evidências digitais que passam em auditoria
O pacote de evidências inclui assinatura eletrônica, biometria, foto, geolocalização e data/hora, vinculadas à ficha e ao item. Esses elementos formam trilha imutável para fiscalização, alinhada à permissão de registro eletrônico e biométrico prevista na NR-6.
Transformação digital na SST
Migrar do papel para um sistema em nuvem padroniza operações, reduz custos administrativos e amplia a governança de SST, com relatórios analíticos e indicadores para decisões. Com funcionamento offline em campo, a operação não depende de conexão para manter o registro de entregas e evidências, garantindo continuidade operacional.
Funcionalidades do módulo de gestão de EPI
Ficha de EPI digital:
Centraliza dados de colaboradores e equipamentos, com histórico.
Ficha evidência:
Registra assinatura eletrônica, biometria, foto evidência e geolocalização para comprovação legal de entrega.
Cadastro e consulta de EPI:
Parametrização por função e GHE, geração de QR code e consulta de CA.
Controle de estoque:
Atualização automática, histórico de movimentações e alerta de estoque mínimo para compras assertivas.
Relatórios e dashboards:
Visão sintética e analítica com indicadores para priorizar ações e comprovar resultados.
Ordem de Serviço (OS):
Emissão e controle de OS vinculadas à segurança, integrando evidências e responsáveis.
Treinamentos:
Gestão digital de treinamentos, assinaturas e certificados digitais, integrando evidências de capacitação à SST.
Como funciona a operação em campo
Entregas são realizadas pelo app, inclusive offline, registrando evidência no ato e sincronizando com a ficha quando houver conexão. Cada movimento atualiza estoque e histórico, reduzindo retrabalho de digitação e erros de lançamento.
Parametrização por função e GHE
A configuração por cargo, função e GHE orienta o “EPI certo para a pessoa certa”, padronizando kits e minimizando desvios e desperdícios. Essa lógica reduz riscos e acelera a conferência em auditorias, pois cada entrega está alinhada ao perfil de exposição.
Estoque, compras e ROI
Com visibilidade de consumo e alertas de mínimo, é possível planejar compras e evitar rupturas e urgências, reduzindo custos ocultos. Relatórios mostram padrões de uso e perdas, apoiando decisões e comprovação de ROI em SST.
Riscos psicossociais
Para o planejamento de 2026, as empresas precisam prever recursos para mapear riscos psicossociais, estruturar planos de ação e registrar evidências de implementação e monitoramento contínuo no PGR, pois a atualização torna obrigatório tratar esses fatores de maneira sistemática.
A Portaria MTE nº 1.419/2024 estabeleceu o prazo de transição e o caráter educativo até 2026, com guia oficial para apoiar a identificação e o controle dos riscos psicossociais relacionados ao trabalho, reforçando a responsabilidade do empregador.
Em resumo, 2026 marca o início da fiscalização com foco em riscos psicossociais na NR-1, exigindo inventário, planos e evidências de execução; preparar-se agora reduz risco de sanções e melhora a proteção à saúde mental no trabalho.